اولین تجربه مدیریت

مولفان : لورن بلکر – گری اس تاپچیک
 

خلاصه کتاب: مقدمه: اولین تجربه مدیریت افراد غالبا اتفاقی کسب می شود . استعفای مدیر سابق،کارایی بالا، توسعه شرکت  وافزودن بخشهای جدید  متداولترین عوامل ایجاد فرست برای کسب اوین تجربه است. حال آنکه اولین قدم که همیشه مهمترین و سخت ترین گام در این مسیر است را چگونه می توانیم طی  کنیم در این کتاب به ان پرداخته است. مسائل کلیدی مدیریتی در شش بخش ذیل آمده است :
1- خوب پس قرار است مدیریت کنید
2- دست و پنجه نرم کردن با مدیریت جدید
3- کار کردن با افراد و ایجاد رابطه
4- شرح وظایف ، ارزیابی عملکرد و مدیریت دستمزدها
5- پیشرفت و ترقی خود شما
6- فرد کامل
در این کتاب 6 بخش فوق شامل 36 قسمت می باشند .  در این تحقیق چند مبحث که حائز اهمیت بیشتری است مطرح می شود .

بخش اول
خوب پس قرار است مدیریت کنید
1-1   راهی به سوی مدیریت :
افراد می توانند از راه های مختلفی مدیر شوند  در بیشتر شرکتها به اشتباه اشخاصی را که دارای عمل کرد بهتری هستند در موقعیت مدیریت قرار می دهند و این در حالی است که این افراد غیر مدیر  از طریق فرد گرایی و توجه به جزئیات به موفقیت رسیده اند در حالی که مدیران با توجه به افراد و نه بر کارها وبا اتکای     به دیگران عمل می کنند و صرفا متکی به خود نیستند . در واقع مدیریت کار هر کسی نیست .
بیشتر افراد به این خاطر مدیریت را قبول می کنند  که تصور می کنند با رد مدیریت وارد
بن بست شغلی شده اند .
2- 1    آغاز کار :
این مسئله با مستقر شدن عنوان می شود .
اولین هفته کاری برای مدیر قدری غیر معمول است . زیرا ا فراد سعی می کنند چه موافق و چه مخالف  سعی می کنند مدیر جدید را و در واقع شما را  امتحان کنند و شما را نسبت به مدیر قبلی مقایسه کنند  که آیا از او لایق تر هستید یا نه .
نکات  مهمی که در این زمینه وجود دارد :
- از تغییرات ناگهانی و شدید بپرهیزید
- به روابط با افراد زیر د ست اهمیت دهید زیرا در واقع عملکرد آنهاست که شیوه مدیریتی شما را نشان می دهد .
- به طور مناسبی با مافوق و مدیران خود رابطه برقرار کنید .

استفاده از اختیارات جدید                                                                                                             یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران جدید انجام می دهند این است که از قدرت خود استفاده می کنند  یعنی شروع می کنند به دستور دادن در حد زیاد .  ولی بهترین حالت این است که از روش کم نمایی استفاده شود .یعنی مثل یک انبار دار که برای ذخیره    کردن اختیارات تا حد امکان نگه می دارد و در موارد ضروری نشان می دهد که تاثیر پذیری ان بیشتر باشد .  
مهارتهای انسانی :
- مهارت های انسانی از مهارت های فنی اهمیت بیشتری دارد : به عنوان مثال برای برقراری ارتباط با یک   دوست اگر به دنبال دوستی در میان کارکنان هستید بهتر است که این دوست از میان مدیران بخشهای دیگر باشد تا زیر دستان احساس تبعیض نکنند . –  مدیریت روانی و احساسات : یعنی از تغییرات روانی ناگهانی جلوگیری کنید و سعی کنید خونسردی بیشتری از خود نشان دهید و این به معنی بی تفاوت بودن و عدم نشان دادن احساسات نیست .

3-1   ایجاد اعتماد و اطمینان
اعتماد سازی یک فرایند تدریجی است یکی از اهداف مدیران این است که افراد به آنها اعتماد و اطمینان   داشته باشند . برای ایجاد این مسئله یکی از راه ها : موفقیت پی در پی است . یعنی وقتی چندین بار    موفقیت کسب شود انسان به موفقیت عادت می کند . مدیران باید سعی کنند در ابتدا وظایفی را به کارکنان بدهند که از عهده آنها برایند . این موفقیت باعث بوجود آمدن احساس رضایت و اعتماد به نفس می شود و به طور متقابل اعتماد به مدیریت بوجود می اید .
همچنین برای ایجاد یک محیط کاری مثبت و دادن انگیزه به افراد از روش( ستایش در عیان و نهان ) و  سرزنش در نهان باید استفاده کرد . یعنی جلوی جمع ویا به طور خصوصی از شخص تمجید شود وبه طور   خصوصی از وی انتقاد شود .


4-1   شنونده فعال بودن
از مهمترین خصوصیت مدیر است . به این معنا که طرف مقابل احساس کند کسی به حرفش گوش  می دهد . در واقع مدیران باید به فکر قابلیت برقراری ارتباط و گوش دادن فعال باشند .
برای شنونده فعال بودن باید سعی کنیم مسیر گفتگو را به سمت خودمان نکشیم وشخص را ترغیب کنیم      صحبت کند و همچنین از ایما و اشاره استفاده کنیم تا بیان کنیم که به سخنان طرف علاقه مندیم .
از فوایدی که شنونده فعال بودن دارد :
- فرد پر حرف و لافزنی به نظر نمی رسیم
- با بیشتر گوش دادن می توانیم از مسائل اطراف با خبر شویم .
5-1   کار مدیر جدید
مسئولیت اصلی مدیر عبارت است از : استخدام ، آگاهی بخشی ، برنامه ریزی ،  سازمانده، آموزش ونظارت .
مدیران باید روی کلی نگری تاکید کنند و از جزئیات هم  غافل نشوند  در واقع اعتدال را در پیش بگیرند.

بخش دوم
دست و پنجه نرم کردن با وظیف جدید
1-2    اداره کردن کارکنان مشکل ساز
قرار نیست همه کارکنان موفق باشند . ممکن است برخی ها عملکرد ضعیفی داشته باشند که با آموزش مناسب و یا انتقال آنها به حوزه های دیگر امکان درخشش بیشتری برایشان فراهم شود.هدایت کردن افراد به کارهایی که با طبیعت آنها هماهنگی دارد بسیار ساده تر است از مجبورکردن آنها
برای  انجام کارها .
کارکنانی که بیشترین چالش را برای مدیران تازه کار بوجود می آورند شامل :
مهاجم ، فکاهی ، فراری ،  جویای شهرت ، دو کاره ، این کار من نیست ، سوخته دل ، شاکی مهاجم : با سایر افراد مخالفت میکند و مانع به نتیجه رسیدن تلاس های گروه می شود .
فکاهی : فکر می کنند وظیفه اصلی آنها سرگزم کردن دیگران است
فراری : یا به لحاظ ذهنی یا جسمی تیم را ترک می کنند و عملکرد آنها به صفر می رسد .
جویای شهرت : سعی می کنند تمام کارهارا به اسم خود تمام کنند .
دو کاره : همزمان به دو یا چند کار می پردازند و شغل دیگری را بعنئان شغل اول دارند .
این کار من نیست : باید تمام کارها از نظر آنها در شرح وظایف  ذکر شود در غیر این صورت
آن کار را انخام نمی دهند .
سوخته دل :احساس می کنند  کل زندگی خود رابرای شرکت گذاشته اند واز زندگی لذتی نبرده اند.
شاکی :دوست دارند غر بزنند و از همه چیز شکایت کنند .

2-2  استخدام و مصاحبه
شاید به تعداد تمام شرکتهای موجود روش استخدام وجود داشته باشد ومرور کردن انها غیر ممکن باشد .
بنابراین فقط چند فرض ساده و مهمتر مطرح می شود :
طرز نگرش : بیشتر مدیران به دنبال تجربه ، صلاحیت یا تحصیلات کارکنان هستند در حالی که طرز   نگرش از اهمیت زیادی برخوردار است .کارمندی می تواند تجربه ، صلاحیت و یا تحصیلات مناسبی داشته   باشد ولی بخاطر عدم نگرش مناسب مشکل آفرین باشد .
این طرز نگرش را می توان از سئوالاتی که داوطلب می پرسد دریابیم . سوالاتی مثل مطرح کردن بیمه  ( که پر مسئولیت بودن را نشان می دهد)
در واقع لحن کلی سوال ها  می تواند مشکلات مربوط به طرز نگرش را بیان کند .

فرایند گزینش : نوع سوالاتی که در گزینش مطرح می شود حائز اهمیت است ، سوالات گنگی که پاسخ    دادن به آنها مشک است بهته که مطرح نشود و در عوض سوالاتی را بپرسید که باعث شود گفتگو ادامه پیدا   کند و باعث خودمانی شدن داوطلب شود تا بتوانید انها را بهتر بشناسید .
استخدام : اگر شما چند نفر را برای استخدام در نظر گرفته اید ، باید به انها  اطلاع دهید که تا پایان کامل گزینش و مصاحبه هیچ تصمیمی اتخاذ نمی شود و به محض اتخاذ تصمیم با او تماس گرفته می شود.
بهتر است این تماس توسط شخصی بغیر از خودتان انجام شود .
اخراج کردن : اگرتنها یک لحظه باشد که برای همیشه در خاطر مدیری نقش می بندد اولین باری است  که یکی را اخراج می کند .
اخراج یک فرد می تواند برای هذ دو طرف درگیری ناراحت کننده باشد . اخراج های ناگهانی تقریلا همیشه غلط است جز در مواقعی که کارمند ضادق نبوده ویل خشونتی به خرج داده است .
بیشتر شرکت ها دستور عمل هایی برای فرایند اخراج دارند . اخراج نباید بر اساس افراط و تفریط صورت گیرد یعنی اخراج نباید از روی عصبانیت و تعجیل باشد ونه انقدر اخراج کردن یه نفر طول بکشد که افراد شاغل در محیط کار بپرسند چرا فلانی اخراج نمی شود !
مدیر باید برای اخراج زمینه سازی کند و از قبل به کارکنان تذکر دهد.
اخراج کردن و در واقع نمایش اخراج هم مهم است :زمان گذاشتن نامه توی پاکت و نوشتن عنوان اخراج  گذشته است . مدیر باید با توجه به موقعیت فرد مورد نظر عبارت متناسبی را در یک مصاحبه ی اخراج در نظر بگیرد که به فرد لطمه بیشتری وارد نشود  .

بخش سوم
کار کردن با افرد و ایجاد رابطه
1-3    رازی در کار نیست :                                                                                                             اکثر مدیران بد تمایلی ندارند تا اطلاعات خود را در اختیار زیر دستان بگذارند . در حالیکه در مقابل این عمل این واقعیت مهم وجود دارد که : افراد بر اساس واقعیات موجود عمل نمی کنند بلکه انها بر اساس برداشت   خود از واقعیت عمل می کنند .
هر شخصی نیاز دارد که بداند چه خبر است . به عنوان یک مدیر هر چه اطلاع رسانی بیشتر باشد موفقیت بیشتر خواهد بود . چرا که در غیر این صورت اطلاعات نادرست فراوانی در اطراف شما جریان پیدا می کند که باید آنها را تصحیح کرد ، البته اگر از وجود آنها اطلاع داشته باشید .
2-3 شکاف نسل ها :
مدیران تازه کار می توانند در هر سن و سالی باشند
سه موقعیت بر اساس تفاوت های سنی بوجود می آید :
- سرپرستی مدیر مسن بر افراد جوان
- سرپرستی مدیر جوان بر افراد مسن تر
- سرپرستی مدیر جوان یا مسن که گروهی از سنین مختلف را سرچزستی می کند ، که برخی جوان تر          و برخی مسن تر هستند .
بزرگترین تعارض زمانی بوجود می اید که مدیر جوان تر سرپرستی کارمندان مسن تر را بر عهده گیرد .
مسائلی که یک مدیر جوان ممکن است داشته باشد :
- رویکرد شما باید توام با مهربانی و ملایمت باشد .
- نشان دهید که بیشتر از سنتان جا افتاده و پخته هستید .
- آرام حرکت کنید .
- از چپ و راست دست به تصمیم گیری های عجولانه نزنید .
- در انجام تغییرات حوصله به خرج دهید .
- عمل سریع از جانب فرد مسن قاطعیت و از جانب مدیر جوان عجول بودن او را نشان می دهد .
این مسائل را می توان با استراتژی های مدیریتی کنترل کرد ، مثل تاخیر برخی از تصمیمات معقول
وکاملا محرزی که باید اتخاذ کنید که باعث احساس آرامش می شود و در ذهن همه به یک واقعیت  تبدیل می شود .

بخش چهارم
شرح وظایف ، ارزیابی عملکرد و مدیریت دستمزدها
کارکرد های ارزشمندی هستند که هر شرکتی چه رسمی و چه غیر رسمی به آن عمل می کنند .
- اینکه چه کسی چه مسولیتی را بر عهده بگیرد که مناسب با فرد باشد .(شرح وظایف)
مانند سوابق تحصیلی مورد نیاز، میزان تجربه مورد نیاز برای انجام کار با توانایی کافی و یا میزان مسئولیت سرپرستی .
- تصمیم برای اینکه کدام کارها حائز اهمیت بیشتری هستند .(ارزیابی عملکرد )
از طریق فرم ارزیابی یا گرفتن گزارش کار و بررسی آن ، می توان به کارکنان امتیاز داد .
- تصمیم گیزی میزان دستمزد بر اساس نحوه کار .(مدیریت دستمزد)
منطقی است که برای هر شغلی یک حداقل و یک حداکثر در نظر گرفته شود و به تناسب سمت
و فعالیت سقف حقوق در نظر گرفته شود .
بخش پنجم
پیشرفت و ترقی مدیر
1-5 برخورداری از هوش عاطفی :
یک مفهو مدیریتی جدید به نام ((هوش عاطفی)) وجود دارد که سر و صدای زیادی به پا کرده است .
مدیران موفق در سطح  بالایی است .  یا بهره عاطفی ( EQ )
بهره هوشی ، قابلیت های متفاوتی با بهره عاطفی دارد .    یا( IQ )
در سال 1995 توسط دکتر دانیل گولمن رواج پیدا کرد .EQ
افراد دارای بهره هوشی بالا دارای قابلیت ریاضی خوب ، درک گسترده از لغات و درک مطالب هستند .
اما افراد دارای بهره هوشی بالا در برقراری رابطه و کنترل عواطف و احساسات ویا استرس و قدرت همدلی   کردن با دیگران هستند .
رابطه بهره عاطفی با مدیریت : مدیران برتر با استفاده از این مهارت در تشخیص احساسات خود و دیگران
قادرند عواطف خود را به طور مناسب بیان کنند ، دارای خود انگیختگی هستند و به دیگران انگیزه می دهند و استرس ، تنش و هرج و مرج را اداره می کنند و به دیگران در این زمینه کمک می کنند .

2-5  مدیریت کردن وقتی که در اختیار دارید
تا بحال شده است که با این احساس از دفتر کار به خونه آمده باشید که هیچ کاری را به سر انجام نرسانده اید؟
روزهایی که به تمامی صرف رتق و فتق امور پیش پا افتاده شده باشد؟
طبیعتا همه ما این روزها را داشته ایم و این نشانه عدم مدیریت وقتی است که در اختیار داریم .

برای بهتر مدیریت کردن زمان به موارد زیر می توان توجه کرد :
- اجزاء کوچکتر کار : هدفی را که در پیش داریم را در نظر گرفته ، به اهداف کوچکتر تقسیم کنیم تا انجام کارها آسان تر شود .
- فهرست : هر روز صبح مواردی را که می خواهید در ان روز انجام دهیم فهرست کنید  و بر اساس اولویت بندی انها را مرتب کرده انجام دهید که باعث می شود برای کارها برنامه ریزی کنید .
- نیاز به یاد آوری و تعمق: برنامه ریزی کنید تا هر روز یک مدت آرام برای خود داشته باشید .
اگر هر روز این کار را نمی توانید انجام دهید سعی کنید زمانی را در گوشهای به خیال پردازی و تعمق    بپردازید . این کار برای روان شما حیاتی است و مشکلات لاینحل را در این مدت زمان آرامش می توانیدحل کنید .
- دقت به تفاوت کار مهم وکار فوری : تمرکز باید روی کار مهمتر باشد .
- همه ما زمانی مساوی داریم 168 ساعت در هفته : آنچه شما با این زمان انجام می دهید است که تفاوت را ایجاد می کند .

3-5  واگذاری وظایف : از موارد مهم وظایف مدیر است.
اگر تفویض اختیار درست انجام شود بیشتر می توان روی مدیرت و رهبری تمرکز کرد .
فواید تفویض اختیار:
-کارکنانی خواهید داشت که بیشتر درگیر کار خواهند شد وانگیزه بیشتری دارند ، زیرا مهارت های بیشتری را بکار می گیرند .
- باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان می شود .
- این کار دست شما را بازتر می گذارد تا کارهای دیگری مثل مدیریت ورهبری را انجام دهید وپروژه های بیشتری را قبول کنید .
آنچه که هرگز نباید واگذار شود : مسائل مربوط به امور پرسنلی است.
مواردی مثل : ارزیابی عملکرد ها ، بازبینی دستمزدها ، مربیگری ، امور مربیگری و خاتمه خدمت .
4-5  حضور روی صحنه (نقش سخنرانی در مقابل جمع)
جای تعجب دارد که تعداد فراوانی از مدیران توانمند هستند که نمی توانند از پس موقعیت های سخنرانی
در حضور جمع بر آیند .
برداشتی حضار از این امر دارند این است که ، آن ها در کار مدیریت هم چندان موفق نیستند . شاید برداشت درست نباشد اما همانطور که پیشتر در مورد آن بحث کردیم ، افراد بر اساس برداشت وادراک خود عمل می کنند .
مواردی که برای یک سخنرانی خوب لازم است شامل :
- آمادگی قبلی : بسیاری از مدیران به این دلیل سخنران بدی هستند که از قبل هیچ کاری انجام نمی دهند    و ناگهان خود را در موقعیت سخنرانی می بینند.
اگر مدیران یاد بگیرند که سخنران خیلی خوبی باشند می توانند قابلیت فی البداهه سخن گفتنشان را نیز تقویت کنند که بهترین روش تمرین کردن است .
- برای خود مشخص کنید که هدف از این سخنرانی چیست و آن را در یک جمله بنویسید.
- هدف خودرا به لحاظ رفتاری بنویسید یعنی شنوندگان از سخنرانی شما چه چیزی برداشت می کنند .
- کلیات مطالب خود را تهیه کنید، شنوندگان معمولا یک نکته اصلی و سه نکته فرعی رادریافت می کنند.
- طی زمان ارائه سخنرانی به افراد بگوئید که می خواهید چه چیزی به آنها بگویید ( این کار ر در اغاز سخنان انجام دهید ) مطالب را در بخش اصلی گفتارتان بیان کنید . جمع بندی کنید ودر اخر به آنها یاد اور شوید     که چه گفته اید.
- سعی کنید حضار را تحلیل کنید و ببینید علت حضورشان در جمع چیست واین جمع از چه کسانی تشکیل شده است.
بخش ششم
فرد کامل
1-6   کنار امدن با استرس  
عوامل زیادی باعث بوجود امدن استرس می شود ، هر چیزی که به جسم یا روان ما ضربه وارد کند
استرس زا است .
بهترین راه حل این است که به قابلیت های خود اعطماد داشته باشید . شما به این دلیل مدیر شده اید  چون توانایی انجام دادن کارهای مشکل تر راداشته اید پس به مشکل واکنش نشان دهید و نه به استرس.
سعی کنید مشکل را به چالش بکشید وآن را حل کنید همچنین استرس را کنترل کنید .

2-6  با کلاس بودن
کلمه کلاس معانی زیادی دارد که در اینجا به عنوان برخورداری از سبک وقار در رفتار فرد مطرح می شود. که شامل موارد ذیل می باشد :
- با مردم مطابق با شان اجتماعی آنها برخورد شود .
- حتی زمانی که عصبانی می شوید هم از کلمات زشت و رکیک استفاده نکنید .
- لظیفه نژادی و قومی تعریف نکنید .
- خونسردی خود را از دست ندهید .
- در سدد توجیه اشتباهات نباشید و از آنها درس بگیرید .
- اسوه و نمونه دیگران باشید .

جمع بندی مطالب
شما به مرور زمان باهوش تر نمی شوید ، بلکه تجربه بیشتری کسب می کنید واین باعث
کار آمدی بهتر شما می شود و تکرار تجربیات باعث روان انجام دادن کارها.
موفقیت شما به عنوان یک مدیر از خود شما و از طرز نگرش نسبت به این مسئولیت آغاز
می شود.
مسئله ای که در اینجا مهم است :
تاثیر شما بر افرادی است که با زندگی آنها در تماس هستید.

منبع
کتاب اولین تجربه مدیرت ( ویرایش پنجم )
مولفان : لورن بلکر – گری اس تاپچیک
لورن بلکر : بیش از سی سال سابقه مدیریت در صنعت بیمه را درا بوده.
گری اس تاپچیک : از مدیران موفق شرکت سیلور استار است که در زمینه خدمات مشاوره مدیریتی
فعالیت دارد  و پس از فوت بلکر ویرایش  این کتاب را خود بر عهده گرفته است .