کلیدطلایی مدیریت منابع انسانی

تالیف بیژن عبداللهی-عبدالرحیم نوه ابراهیم

خلاصه کتاب:محمد حامدفارمدی

(هدف اصلی این نمایش تبین مفهوم توانمندسازی کارکنان وعوامل سازمانی ،مدیریتی و شخصی مرتبط باآن می باشد) دوره کنونی حیات بشرباتحولات ودگرگونی های شگفت انگیزی همراه است سازمان ها به عنوان زیرمجموعه ای ازحیات انسانی بایدبرای بقاءوبالندگی خودرادررویارویی با این تحولات عظیم آماده کنند،منظورازآمادگی اینست که آنهابایدکارکنان یعنی سرمایه های اصلی وارزشمندسازمان راآماده سازند ،درمحیط های سازمانی جدیدکه اغلب با اصطلاحاتی مانند:
پیچیدگی ،سرعت وتغییرشتابان توصیف شده اند کارکنان بایدانعطاف پذیر،کارآفرین مسئولیت پذیروطالب ابتکار وآزادی عمل باشند .درساختارهای سازمانی وسبک های مدیریت بایدتغییرات اساسی رخ دهدبه طوری که همه کارکنان درفرآیندتصمیم گیری مشارکت داده شده گرههای کاری تشکیل شوند،قدرت واختیاربیشتری به زیردستان تفویض گرددوساختارسازمانی شبکه ای جانشین ساختارسلسه مراتبی گردد.امروزه شکاف میان ملت ها وجوامع دانائی ونادانی است .بنابراین چالش اصلی، چالش نیروی انسانی دانا و تواناست.
توانمندسازی مفهوم جدیدی است که دردهه 1990توجه بسیاری ازپژوهشگران –دانشگاهیان –صاحب نظران ودست اندرکاران مدیریت وروان شناسی سازمانی رابه  خود جلب کرد-این مفهوم تاثیر زیادی برکارایی واثربخشی  مدیریتی وسازمانی داشته است 
براساس شواهدکارکنان درسازمان ها فاقدقدرت واختیاربوده وخواستار آزادی عمل بیشترهستند.ازسوی دیگرسازمان ها دارای سلسله مراتب عمودی –کنترل زیاد-تمرکزقدرت دررده های بالی سازمان ،قوانین ومقررات خشک ونبودنظام انگیزشی مناسب(به ویژه درسازمانهای دولتی )هستند

ضرورت واهمیت توانمندسازی نیروی انسانی
درسالهای اخیرتلاش زیادی برای بهبودواصلاح سازمان ها انجام شده است که عمدتا حول موضوعاتی مانندکاهش سلسله مراتب ودیوان سالاری ،تشکیل تیم های فعال ومشارکت درتصمیم گیری درپائین ترین رده سازمانی می باشد.نوآفرینی سازمان هاوگرایش آنان بسوی شرکتی شدن وتمرکززدایی به علت عدم انعطاف پذیری درساختارهای سنتی جنبشی ایجادکرده است که به نقش کارمند ونیازبه توانمندی آنان به عنوان مرکزثقل هرگونه تلاش برای حذف دیوان سالاری وبهبودخدمات به مشتریان موردتاییدقرارگفته است.
توانمندی حرکت ازنظام تصمیم گیری سلسله مراتبی توسط مدیران به نظام کاهش سلسله مراتب کنترل وتصمیم گیری توسط رده های پائین می باشد
چه موقع نیازمندتوانمندسازی کارکنان هستیم
وقتی که کارکنان باموقعیت هایی روبرومی شوندکه فکرمی کننددرمعرض تهدید،ابهام کنترل بیش ازحد،تحمیل یامنزوی شدن قراردارند،وقتی که احساسات نامطبوع وابستگی یانابرابری راتجربه می کنند،هنگامی که احساس می کنندجلوی توانائی آنان درانجام آنچه دوست دارندگرفته شده است ،هنگامی که درموردچگونگی رفتارخودمطمئن نیستند،هنگامی که احساس می کنندبعضی پیامدهای منفی قریب الوقوع هستندوهنگامی که احساس می کنندپاداش نمی گیرندوتقدیرنمی شوند،توانمندسازی آنان بیشتر احساس می شود
مزایای توانمندسازی نیروی انسانی 
•    احساس بهتری نسبت به خودوشغل شان دارند
زیرامحدودیت های شدیدمی تواندشان انسان راپائین بیاورد.تحقیقات نشانگراین است که وقتی کارکنان احساس خودکنترلی داشته باشندوهمچنین کاربامعنی انجام دهند راضی ترهستند
•    منبع بزرگی دربهبود ارائه خدمات بوده وبامشتریان به گرمی ارتباط برقرار می سازند
زیرادرک مشتریان ازکیفیت خدمات ،به تواضع یکدلی ومسئولیت پذیری کارکنان بستگی داردومشتریان تمایل دارندکه کارکنان به نیازهای آنان اهمیت دهند
•    به مدیران فرصت استفاده ازدانش ومهارت وتجربه همه افرادسازمان را می دهد
•    توانمندسازی کارکنان سبب افزایش اثربخشی سازمان میشودوسازمان زودتربه اهداف نایل می شود
•    کارکنان توانمندبه نیازهای مشتریان وارباب رجوع درحین ارائه خدمات پاسخ های سریع وبه موقع می دهند
موانع توانمندسازی نیروی انسانی
-یک دلیل عمده برای عدم تمایل مدیران به توانمندساختن کارکنان نگرش شخصی مدیران است که این نگرش ها رادر3طبقه می توان ساماندهی نمود
- الف)نگرش های مدیران درموردزیردستان :براین باورندکه زیردستان برای انجام دادن کارمورنظربه اندازه کافی تبحرندارندوعلاقمندنیستندکه مسئولیت بیشتر برعهده بگیرند
- ب)فقدان امنیت شخصی:بعضی مدیران می ترسندچنانچه دیگران راتوانمند سازندتحسین وپاداش های مرتبط باانجام دادن موفقیت آمیزکارراازدست بدهند
- ج)نیازبه کنترل دیگران:معتقدند سست بودن کنترل وفقدان دستورمشخص منجربه آشفتگی ،ناکامی وشکست کارکنان می شود

تعاریف ومفاهیم توانمندسازی نیروی انسانی
الف)توانمندسازی به عنوان تفویض اختیاربه نحوی که اطلاعات سازمانی رادراختیارکارکنان گذاشته وقدرت تصمیم گیری رابین افراد سازمان توزیع نمایندوتوانمندسازی یک راه اساسامتفاوت برای کارکردن انسان ها بایکدیگراست بدین معنی که
1-کارکنان احساس می کنندکه نه فقط درموردانجام دادن وظایف خودشان ،بلکه نسبت به بهترکارکردن کل سازمان مسئولیت دارند
2-تیم های کاری ،به طورمستمر،برای بهبودعملکردودستیابی به سطح بالاتری ازبهره وری باهم کار می کنند
3-ساختارسازمان ها به گونه ای طراحی شده است که افراددرمی یابندمی توانندبرای تحقق نتایج موردظرشان کارککندنه اینکه صرفا ادای تکلیف کنند
ب)توانمندسازی به عنوان ایجادانگیزش :به این معنی که احساس خودکارآمدی درمیان کارکنان افزایش یابد( ازطریق شناسائی وحذف شرایطی که موجب ناتوانی آنان شده است )
ج)توانمندسازی روان شناختی:که به حالات ،احساسات وباورافرادبه شغل وسازمان مربوط می شودوبه عنوان فرآیندافزایش انگیزش درونی شغل تعریف می شود
رویکردها وابعادتوانمندسازی
پژوهشگران ونظریه پردازان سازمانی ومدیریتی تادهه1990 توانمندسازی رافرآیندتفویض اختیارومشارکت کارکنان درتصمیم گیری های سازمانی میدانستند(رویکردمکانیکی)
اما امروزه توانمندسازی را مفهومی چندوجهی می دانندکه فقط تفویض اختیاروقدرت تصمیم گیری ازسوی مدیران مافوق به کارکنان رده پائین راشامل نمی شودآنان ازمنظرباورهاواحساسات کارکنان به آن توجه دارندوبه طور خلاصه دراین دیدگاه توانمندسازی به عنوان فرایندریسک پذیری ورشدشخصی وهمچنین اعتمادبه کارکنان وتحمل اشتباهات آنان تعریف شده است (رویکردارگانیکی )وکارکنان بایدخودشان احساس کنندکه دارای آزادی عمل وقدرت تصمیم گیری هستند
راهبردهای توانمندسازی ازدیدگاه یارویکردمکانیکی عبارتنداز:
الف –ازمدیریت عالی شروع می شود
ب-ماموریت ها،چشم اندازها وارزش های سازمانی به روشنی تعریف می شوند
ج-وظایف ،نقشهاوپاداش های کارکنان به وضوح روشن می شوند.
د-مسئولیت ها تفویض می شوند
ه-کارکنان درقبال نتایج پاسخگوهستند
همچنین راهبردهای ضمنی رویکردارگانیکی عبارتنداز:
الف-توانمندسازی راازرده پائین سازمان بادرک نیازهای آنان شروع کنیم
ب-رفتارتوانمندرابرای کارکنان الگوسازیم
ج-تیم ها رابرای تشویق رفتارمشارکتی تشکیل دهیم
د-ریسک پذیری راتعریف نمائیم
ه-به کارکنان برای انجام وظایف اعتمادکنیم
    ابعادتوانمندسازی روان شناختی
محققان وصاحبنظران فراترازاقدامات وراهبردهای مدیریتی وسازمانی ازقبیل:تفویض قدرت تصمیم گیری وسهیم شدن کارکنان دراطلاعات به توانمندسازی می نگرند.پژوهشگران برای افرادتوانا ویژگی هایی قائلندکه براساس ویژگی ها یا شاخص ها می توان درموردتوانمندی یاناتوانی فرداظهارنظرکرد.بنابراین بایدماهیت تواناسازی ،درست همان طورکه توسط کارمندتجربه شده است ،موردنظرقرارگیرد
توانمندسازی روان شناختی شامل 5بعدمی باشد
1-احساس شایستگی :اطمینان داشتن به توانایی خوددرانجام وظایف بطورموفقیت آمیز
شایستگی به درجه ای که یک فردمی تواندوظایف شغلی رابا مهارت انجام دهداشاره دارد
2-احساس خودمختاری:داشتن آزادی عمل درانتخاب روش وچگونگی انجام کار

افرادتوانا باوردارندکه موانع محیط بیرونی ،فعالیت های آنان راکنترل نمی کند،بلکه خودمی توانندآن موانع راکنترل کنند
4-احساس معنی داربودن :ارزش قایل شدن برای اهداف شغلی براساس ایده آل ها واستانداردهای شخصی(افراد احساس کنندکه اهداف شغلی مهم وباارزشی رادنبال می کنند)
فعالیت های معنی داربرای کارکنان نوعی احساس هدفمندی ،هیجان ،یا ماموریت اداری ایجاد
می کنند
5-احساس اعتماد:احساس امنیت کردن  واعتماد داشتن به خودوبه دیگران که احساس اعتمادبه افرادتوانایی می بخشد
اعتمادکردن به دیگران ،به افراد اجازه می دهدکه بااعتمادبه نفس وروشی درست ،بدون ضایع کردن نیرویی برای حفاظت ازخود،برای برملاکردن روشهای پنهان ،یاسیاست بازی ،تلاش کنند
    شرایط سازمانی زمینه سازتوانمندسازی کارکنان
نظریه پردازان مدیریت وسازمان معتقدندبرای اینکه کارکنان احساس توانمندی کنندبایدشرایط وبسترهای لازم درسازمان فراهم شود.سازمان،مدیریت وکارکنان بایدآمادگی های لازم راداشته باشند
برای توانمندسازی کارکنان بایدراهبردهای زیررادرنظرگرفت
:1-باکارکنان به عنوان افراددارای صلاحیت ودارای قدرت یادگیری برخوردشود
2-به کارکنان آزادی عمل ،شورواشتیاق وانرژی داده شود
3-قدرت ومسئولیت به کارکنان تفویض شود

5-بین نیازهای کارکنان ونیازهای سازمان تعادل برقرارشود
برخی ازعوامل ذکرشده به شرایط سازمان وماهیت ساختاررسمی سازمانی وسلسله مراتب وبرخی ازآنها به مهارت های مدیریت ورهبری مربوط می شود

ازشرایط سازمان که سبب توانا سازی کارکنان می شودمی توان به طورخلاصه به عوامل زیراشاره نمود:
1-داشتن اهداف وبینش روشن
برخی صاحبنظران ویژگی های هدف ها رابه صورت زیر خلاصه کرده اند
هدف ها معین باشند-هدف ها قابل اندازه گیری باشند-هدف هاسازگارباشند-هدف هاقابل وصول باشند-هدف ها محدوده زمانی داشته باشند
2-ساختارسازمانی :که دردهه های اخیرتغییرساختارسازمانی ازساختارهرمی (که مبتنی برکنترل شدیداست ودرآن انسانهای رده بالای سازمان می اندیشندوبرنامه ریزی می کنندورده های پائین ترکارراانجام می دهند)به ساختار دایره ای یا شبکه ای می باشد(که درآن درگیری ذهنی وعاطفی وخودگردانی کارکنان درحدبالائی است)
سازمان های هرمی به طورکلی دارای ویژگیهای زیرمی باشند:
-تصمیمات درراس سازمان اتخاذمی شود
-هرشخصی به طورواضح فقط درقبال شغل خودش مسئولیت دارد
-تغییردرسازمان کنداست وبه ندرت انجام می گیردوفقط ازراس سازمان ناشی می شود
-بازخوردوارتباطات ازبالابه پائین است
-تحرک وارتباطات بین واحدهادرحداقل است
-اگرکارتان راانجام دهیدمی توانیدانتظارداشته باشیدکه همراه باتوسعه سازمان ترفیع یابید،وازامنیت شغلی برخوردارشوید
-توجه کارکنان معطوف به بالای سازمان است وشخصی که مافوق آنهاست که درقبال نتایج کارمسئولیت دارد
-مدیران مشخص می کنندکه کارچگونه بایدانجام شود
-ازکارکنان انتظارنمی رودکه انگیزه زیادی داشته باشندبنابراین لازم است که رفتارآنهاشدیداکنترل شود
سازمان های شبکه ای ویژگیهای زیررادارند:










ازشرایط  دیگرسازمانی درجهت توانمندسازی کارکنان می توان به مواردزیراشاره کرد

متغیردیگری که برای توانمندسازی کارکنان مهم می باشدنظام پاداش دهی مبتنی برعملکرداست .برای توانمندکردن کارکنان دریک نظام پاداش دهی مناسب ،بایدسهم هرفردمشخص باشد.به نظرصاحبنظران پاداش های مبتنی برعملکردفردی برای توانمندسازی مهم هستند.انگیزه های فردی توسط
-تشخیص وتقویت شایستگی های فردی
-مشارکت وتاثیرگذاری برفرآیندهای تصمیم گیری افزایش می یابند
درواقع وقتی سازمان ها پاداش های به کارکنان ندهندویا هنگامی که پاداش ها مبتنی برشایستگی نباشددرکارکنان احساس ناتوانی راافزایش می دهند
4-آموزش کارکنان وکسب مهارتهای موردنیاز
5-دسترسی کارکنان به منابع سازمانی تابه افرادکمک کنندتابرروی کاروزندگی خودکنترل داشته باشند
به طورخلاصه دسترسی کارکنان به منابع دراستفاده ازآنچه که برای انجام وظیفه نیازمندند،کمک می نماید.نمونه ای ازمنابع شامل :وجوهات ،موادمکان وزمان می شود.عدم دسترسی به منابع مهم سازمانی موجب بی قدرتی ووابستگی کارکنان می شود
    راهبردهای رهبری ومدیریت توانمندسازی کارکنان
برخی نظریه پردازان مدیریت وسازمان به توانمندسازی به عنوان یک مهارت وفن مدیریتی ورهبری می نگرندبنابراین احساس توانمندی یک متغیروابسته است که متاثرازراهبردهای مدیریتی می باشد
برخی ازراهبردهای مدیریتی ورهبری درجهت توانمندسازی کارکنان عبارتست از

به نظرصاحبنظران کسب اطلاعات بخصوص اطلاعاتی که نقش محوری وراهبری درسازمان دارد،می تواندبرای ایجادپایگاه قدرت ،برای نفوذداشتن وواجب الاطاعه بودن یک فردبکارمی رود.ازسوی دیگروقتی مدیران اطلاعات بیشتری دراختیارکارکنان بگذارند،آنان احساس توانمندی می کنندوبااحتمال بیشتری به طورموفقیت آمیزواثربخش بامدیر هماهنگ می شوند.افرادبااطلاعات بیشترتمایل داردکه خودمختاری ،کنترل شخصی واعتمادبیشترراتجربه کنند
2-اعتمادسازی
که مدیران قبل ازهرگونه اقدامی برای توانمندسازی کارکنان بایدجواعتمادراایجادکنند(یعنی نوعی احساس اطمینان به مدیرمبنی براینکه هم سازمان وهم مدیردرست کارند)
درایجادحس اعتمادوقابلیت اطمینان پنج عامل مهم می باشداین عوامل عبارتنداز:
ثبات- مدیرانی که آرزودارندتاکارکنان آنهابه آنان اعتمادداشته باشند،بایدازخودثبات رفتاری نشان دهند.رفتارمدیربایدباثبات وقابل اطمینان باشدورفتارهای آنان باگفتاروگرایش های آنان متناقض نباشد
انصاف-مدیران خوب منصف هستندوازهیچ کس استفاده نادرست نمی کنند.ودراعمال خودصادقانه رفتارمی کنند
توجه-مدیران بایدیک احساس تعلق شخصی به کارکنان ابرازنمایندوبه هریک کمک کنندتااحساس نمایندکه برای مدیراهمیت دارند،مدیران برای نظرات کارکنان اعتبارقائل شوند
گشودگی-مدیران اعتمادسازدرروابط خودبازهستندواطلاعات مربوطه بی پرده وصادقانه باکارکنان تسهیم می شود.
اطمینان-کارکنان بایدمدیرخودرا لایق وذی صلاح بدانند.وبایدمطمئن شوندکه مدیرآنان توانائی ،تجربه ودانش لازم برای اجرای وظایف وحل مشکلات رادارد.
3-مدیریت مشارکتی :
که سازمان هایی که ازطرق مختلف مشارکت کارکنان رادرتصمیم گیری فراهم می کنندکارکنان آنان بیشتراحساس توانمندی می کنند
درسازمان های سلسله مراتبی ،مدیرهمانندیک پدرمراقب همه چیزاست.این روش باعث می شودکارکنان،خودراکودک احساس کنند.آنان ازمدیروسازمان انتظاردارندکه نیازهای آنان رابرآورده نماید.مدیربه تنهائی مسئول کاراست ولی درسازمان های جدیدهمکاری مدیران وکارکنان به حد اعلی رسیده است.به جای اینکه یک فردبه تنهائی برای حل مسائل کارکندومسئول باشد،بایدگروه به عنوان افرادی که باهم تشریک مساعی دارند،وهمچنین مدیربه عنوان یکی ازاعضای گروه باهمدیگرکارکنندومسئول باشند ومدیرنه تنها زمینه مشارکت رافراهم می کندبلکه برای تحقق اهداف سازمانی وفردی بادیگراعضاءگروه اشتراک مساعی می کند
حرکت به سوی اشتراک مساعی واقعی باچندمرحله نشان داده می شود
مرحله اول،روش پدرفرزندی :ازانسان ها مواظبت می کنید،بدون آنکه به آنها بگویید
مرحله دوم ارتباطات :به انسان هابگوییدچراکارهابایدانجام شوندوآنها رامطلع نگه دارید
مرحله سوم ،مشارکت:ازانسان ها،داده هاواندیشه هارابخواهید
مرحله چهارم،اشتراک مساعی :دربرنامه ریزی ،اجرا،حساب پس دهی وپاداش ها سهیم شوید

تفویض اثربخش اختیار،اشاره به این امرداردکه شما برای همکاران خودارزش قائلید.تویض اختاربه یادگیری ،توسعه مهارت هاواعتمادبه نفس افرادکمک می کندوعلاوه براین درواحدهای کاری ،روح یادگیری مداوم راتزریق می کند
به کاربردن ماهرانه تفویض اختیارمی تواندمنافع ومزیت های عمده ای رابرای سازمان ها،مدیران وافرادی که وظایف به آنها واگذارشده است داراباشدکه  این مزایا به طورخلاصه عبارتنداز:
-زمان  دلخواه مدیرراافزایش می دهد
-دانش وقابلیت های کسانی که اختیاربه آنها تفویض شده است رابهبودمی بخشد
-اطمینان واعتمادبه نمایندگان رانشان می دهد
-تعهدنمایندگان را افزاش می دهد
-تصمیم گیری رابااطلاعات بهتربهبودمی بخشد
-کارایی وبهنگام بودن تصمیمات راافزایش می دهد
انسجام کاری راباهماهنگی مدیرتقویت می کند
    خودکارآمدی کارکنان وراهبردهای ایجادوتقویت آن
بسیاری ازرفتارهای انسان باسازوکارهای نفوذبرخود،برانگیخته وکنترل می شوند.درمیان مکانیزم های نفوذبرخود،هیچ کدام مهمتروفراگیرترازباوربه خودکارآمدی شخصی نیست
اگرفردی باورداشته باشدکه نمی تواندنتایج موردانتظاررابه دست آوردویا به این باوربرسدکه نمی تواندمانع رفتارهای غیرقابل قبول شود،انگیزه اوبرای انجام کارکم خواهدشد
خودکارآمدی به باورهای افرادبه توانائی خوددرانجام وظایف به طورموفقیت آمیزاشاره داردباورهای خودکارآمدی پیامدفرآیندمقایسه ،ترکیب وارزیابی اطلاعات درموردتوانائی های فردمی باشدکه برانتخاب ،میزان تلاش برای انجام وظایف اثرمی گذارد
ازاثرات خودکارآمدی برکارکردهای روان شناختی می توان به مواردزیراشاره نمود
الف)اثرخودکارآمدی برسطح انگیزش
ب)تاثیرخودکارآمدی برعواطف
ج)تاثیرخودکارآمدی برفرآیندهای شناختی مانند:الگوی فکری ،قضاوت واررزیابی های شخصی ،حل مساله و... 3-احساس موثربودن:باورداشتن به توانائی تاثیرگذاری یا کنترل شخصی برنتایج فعالیت ها 4-کارکنان درراهبردهاوبرنامه هامشارکت داده شوند     مشتری درمحورقراردارد    انسانهابایکدیگرهمکاری می کنندتاآنچه که لازم است انجام شود    انسانهادرمسئولیها،مهارتها،اختیاروکنترل سهیم می شوند    کنترل وهماهنگی ازطریق تصمیم گیری های متعددوارتباط مستمرانجام می گیرد    چون چالش های جدیدی پیش می آید،تغییرات دربرخی مواردخیلی سریع است    مهارت کلیدی برای یک کارمندیامدیر،توانائی کارکردن بادیگران است    رده های سازمانی نسبتا محدوداست     قدرت ازتوانائی نفوذشما روی دیگران (نه ازمقام شما)ناشی می شود    ازافرادانتظارمی رودتاخودشان رااداره کنندونسبت به کل سازمان مسئولیت احساس کنند    کاراصلی مدیران دادن نیرو،برقراری ارتباط وتفویض قدرت به اعضای تیم است 3-نظام پاداش دهی مناسب مبتنی برعملکرد 1-فراهم نمودن اطلاعات بیشترسازمانی برای کارکنان 4-همچنین مدیرباتفویض اختیارودادن قدرت بیشتربه کارکنان ودادن استقلال وآزادی عمل به آنان ونیزایجاد فرهنگ کارگروهی وبا حذف شرایطی که موجب بی قدرتی کارکنان شده است می تواندبسترلازم رابرای توانمندی افرادرافراهم نماید