مهندسی مجدد

نویسنده: لطف اله علیپور

چکیده:

سازمان یک نهاد اجتماعی است که مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستم های فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته، هنگامی که محیط نسبتاً باثبات بود، بیشتر سازمانها برای بهره برداری از فرصتهای پیش آمده به تغییرات تدریجی اکتفا می کردند. ولی با گذشت زمان سازمانها دریافتــه اند که فقط تغییرات تدریجی راهگشای مشکلات کنونی سازمانها نیست و گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود این تغییرات انقلابی را با نام مهندسی مجدد[۱] می شناسند.  مدیران برای بهبود عملکرد سازمانی از  مهندسی مجدد استفاده می‌کنند، مهندسی مجدد بر طراحی مجدد فرآیندهای کاری جهت دستیابی به بهره‌وری و مزیت رقابتی تمرکز می‌کند.

مهندسی مجدد سازمان  را از حالت وظیفه گرایی به سوی فرایند محوری حرکت می دهد. همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کارها کاهش هزینه ها و در نتیجه رقابتی تر شدن سازمان می گردد.

لذا  این مقاله تعریف، اهداف، فنون، عوامل موفقیت، موانع، دیدگاه‌ها، عناصر مهندسی مجدد و همچنین ضرورت مهندسی مجدد  را مورد بحث قرار داده است.

مقدمه :

هر سازمان و یا شرکت ، یک نهاد اجتماعی مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستمهای فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته ، هنگامی که محیط نسبتا با ثبات بود بیشتر سازمانها برای بهره‌برداری از فرصتهای پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندک اکتفا می‌کردند ؛ اما با گذشت زمان ، در سراسر دنیا سازمانها دریافته‌اند که تنها تغییرات تدریجی راهگشای مشکلات کنونی آنان نیست و بنابراین تغییرات انقلابی بنام مهندسی مجدد در سازمان بوجود آمد. مهندسی مجدد امروزه به یکی از متداول‌ترین رویکردها برای اصلاح و بازنگری ها تبدیل شده است.

مقدمه :

هر سازمان و یا شرکت ، یک نهاد اجتماعی مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستمهای فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته ، هنگامی که محیط نسبتا با ثبات بود بیشتر سازمانها برای بهره‌برداری از فرصتهای پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندک اکتفا می‌کردند ؛ اما با گذشت زمان ، در سراسر دنیا سازمانها دریافته‌اند که تنها تغییرات تدریجی راهگشای مشکلات کنونی آنان نیست و بنابراین تغییرات انقلابی بنام مهندسی مجدد در سازمان بوجود آمد. مهندسی مجدد امروزه به یکی از متداول‌ترین رویکردها برای اصلاح و بازنگری ها تبدیل شده است.

[۱] BPR

فردی از محلی می‏گذشت، دو نفر را مشاهده کرد که یکی از آنها چاله‏ای می‏کند و دیگری آن را پر می‏کند. کنجکاو شد و پرسید این کار شما چه معنی دارد؟ پاسخ می‏دهند: ما سه نفری کار می‏کنیم و بین ما تقسیم کار وجود دارد، نفر اول چاله می‏کند، دیگری لوله‏گذاری می‏کند و سومی آن را پر می‏کند. امروز نفر دوم غایب است و ما کار خود رانجام می‏دهیم.
این حکایت تفاوت بین مدیریت سنتی و مدیریت جدید و  یا تفاوت (اداره کردن) و «مدیریت» را نشان داده و ضرورت مهندسی مجدد را آشکار می‌سازد.

مهندسی مجدد

مهندسی‌ مجدد یعنی‌ آغازی‌ دوباره ، فرصتی‌ دیگر برای‌ بازسازی‌ فرایندها و دوباره‌سازی‌ روشهای‌ کار. چامپی [۱]نخستین کسی است که واژه مهندسی مجدد کسب و کار را ابداع کرد. در مجامع علمی نیز، همر[۲] در مقالات خود در سال ۱۹۹۰ نخستین کارهای علمی را در این زمینه انجام داد. نخستین کتاب مشترک چامپی و همر که در سال ۱۹۹۳ در مورد مهندسی مجدد نوشته شد،‌ توجه توده بزرگی از دانش‌پژوهان و مدیران را به مقوله‌ مهندسی مجدد جلب کرد.

‌ ‌اساس‌ مهندسی‌ مجدد بر بررسیهای‌ مرحله‌ای‌ و حذف‌ مقررات‌ کهنه‌ و تصورات‌ بنیادینی‌ استوار است‌ که‌ زمینه‌ساز عملکرد کسب‌وکار کنونی‌اند . اکثر شرکتها انباشته‌ از مقررات‌ نانوشته‌ای‌ هستند که‌ از دهه‌های‌ پیشین‌ بر‌جا مانده‌اند . این‌ مقررات‌ بر پایه‌ فرضهایی‌ درباره‌ فناوری ، کارمندان و اهداف سازمان‌ به‌‌وجود آمده‌اند که‌ دیگر کاربردی‌ ندارند ؛ تا هنگامی‌ که‌ این‌ شرکتها اینگونه مقررات‌ را از سر خود باز نکنند هرگونه‌ بازسازی‌ و نوسازی‌ بی‌تاثیر بوده‌ و همانند گردگیری‌ میز و صندلیها در ساختمانهای‌ ویرانه‌ خواهد بود .

مهندسی‌ مجدد عبارت‌ است‌ از بازاندیشی‌ بنیادین‌ و ریشه‌ای‌ فرایندها برای‌ دستیابی‌ به‌ پیشرفتی‌ شگفت‌انگیز در معیارهای‌ حساسی‌ چون‌ کیفیت‌ و سرعت‌ خدمات.

شناخت مهندسی مجدد بدون توجه به ادبیات مدیریت ممکن نیست و شاید بهترین راه برای شناخت مهندسی مجدد تعامل این تئوری با سایر تئوریهای مدیریتی باشد، زیرا بسیاری از کسانی که به مطالعه مهندسی مجدد پرداخته و حتی به کار گرفته اند در میان انبوهی از تئوریهای مدیریت دچار سردرگمی گشته اند.

در این مقاله ابتدا مهندسی مجدد را با سایر تئوری های مطرح مقایسه کرده به امید این که فهم دقیقی از مهندسی مجدد را ارائه کرده باشیم.

مهندسی مجدد و بهبود سازمان

بهبود سازمان دانشی از علوم رفتاری است  که به  کل سازمان نظر دارد و با همکاری و مشارکت مدیریت عالی سازمان  اجرا می شود و بر توسعه و تغییر و بهسازی نظامها تاکید می ورزد. فعالیتهای بهبود سازمان بر هدفها و ماموریتهای کــوتاه مدت و میان مدت تمرکز دارد و هدف نهایی آن افزایش سلامت و درجه کفایت و اثربخشی سازمانی است. بهبود سازمان را کوششهای بلندمدت برای بهبود فرایندهای نوسازی و حل مسائل و مشکلات بویژه ازطریق مدیریت فرهنگ سازمانی اثربخش با بهره گیری از تئوری و فناوری علوم رفتاری و کاربردی و تحقیقات میدانی می دانند.

با توجه به نکات بالا در دیدگاه بهبود سازمان برای رسیدن به بهبود سازمانی باید از کانال بهبود رفتار سازمانی به بهبود ساختار سازمانی دست یافت ولی در دیدگاه مهندسی مجدد از بهبود فرایندها به بهبود ساختار و بهبود رفتار سازمانی می رسند.

در ادبیات بهبود رفتار سازمانی تغییرات سازمانی به تطبیق سازمان با یک ایده، روش، فرایند یا رفتار در سطح سازمان و کل محیط داخلی و بین المللی می پردازد. ولی در ادبیات مهندسی مجدد، بحث تطبیق سازمان مطرح نیست.

تغییر سازمانی

در فلسفه تغییر چند دیدگاه وجود دارد. یک دیدگاه اختیار را برای انتخاب تغییر موردبررسی قرار می دهد. تغییراتی را که آزادانه انتخاب و انجام می شوند، تغییر برنامه ریزی شده و هدفدار گویند و تغییراتی که به سیستم تحمیل می شوند را غیر هدفدار می نامند که سیستم ناچار است برای انطباق خود با شرایط جدید برنامه ریزی مجدد داشته باشد.
دیدگاه دیگر تغییرات را ازنظر میزان تاثیرات بررسی می کند و تغییر را به تغییر ساده و عمیق تقسیم بندی می کند.
دیدگاه دیگر زمان انجام تغییر را مدنظر قرار می دهد، در یک شیوه، تغییرات تدریجی را توصیه می کند و در شیوه مقابل تغییرات سریع و انقلابی را.

دیدگاه دیگری نیز معتقد است هر سازمان در طول عمر خـــــــود پنج مرحله رشد را می گذراند. تغییر تکاملی سازمانها عبارت است از تولد، کودکی، جوانی، بزرگسالی، بلوغ و مرگ می باشد.

مهندسی مجدد تغییر هدفدار و برنامه ریزی شده است یعنی پیش از آنکه تغییر از بیرون سازمان بـــــر سیستم تحمیل شود سیستم پیش بینی تغییرات را می کند. به همین منظور، بهبود و اصلاح فرایندها در مهندسی مجدد فعالیتی مستمر است، اما تغییرات می تواند ساده و یا عمیق باشد. همچنین  تغییرات در مهندسی مجدد سریع است و با تغییرات تدریجی سازگاری ندارد.

دو روش معمولی برای مهندسی مجدد:

مهندسی مجدد آزاد :

در این روش، مهندسی مجدد بدون در نظر گرفتن سیستم یا فناوری خاصی و بر اساس نیازهای سازمان اجرا شده و هیچ محدودیت از پیش تعریف شده‌ای برای بازنگری و طراحی فرآیندها تعریف نشده است. در روش مهندسی مجدد آزاد، فرآیندهای بهینه برای سازمان طراحی می‌شود. این روش در مقایسه با روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، گران‌تر است، لیکن برای پاسخ‌گویی به نیازهای سازمان، انعطاف‌پذیری بیش‌تری دارد. این روش، از روش مهندسی مجدد بر مبنای فناوری کندتر و پیاده‌سازی آن نیز مشکل‌تر است. با بهره‌گیری از این روش سازمان‌ها می‌توانند به مزیت رقابتی دست یابد، چون فرآیندها تنها برای آن‌ها ایجاد شده و رقبا نمی‌توانند به این فرآیندها دست‌رسی داشته باشند. اجرای مهندسی مجدد با این روش ممکن است تغییرات اساسی و ریشه‌ای را برای سازمان به همراه داشته باشد. این روش در صورتی که با آموزش، فرهنگ‌سازی و مشارکت کارکنان همراه باشد، در عمل با مشکلات کم‌تری از لحاظ حمایت کارکنان روبه‌رو خواهد شد.

مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری:

در این روش ابتدا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان انتخاب می‌شود و سپس بر اساس این سیستم، مهندسی مجدد فرایندها صورت می‌گیرد. اُلیری از این روش با عنوان مهندسی مجدد محدود، یاد می‌کند. این روش نسبت به روش مهندسی مجدد آزاد ساده‌تر و ارزانتر است. چون نیازی به تغییر سیستم نیست و تنها فرایندهای سازمان با توجه به سیستم تغییر می‌کنند. این روش فرایندهای سازمان را بر اساس قابلیتهای سیستم طراحی می‌کند. روش مهندسی مجدد مبتنب بر فناوری ، سازمان را با چالشهایی نیز روبرو می‌سازد. طراحی فرایندها براساس یک سیستم جدید بدون در نظر گرفتن نیازهای کاربران، مقاومت و نارضایتی آنها را برمی انگیزد و هزینه‌های آموزشی قابل توجهی را متوجه شرکت ها می‌کند.

مزایای مهندسی مجدد:

۱.کارمند‌محوری : شرکت‌هایی که مهندسی مجدد را بکار بسته‌اند فرایندهای کار را نه تنها به صورت افقی بلکه به صورت عمودی به یکدیگر فشرده‌اند.

۲.جریان طبیعی فرایندها : مهندسی مجدد سبب می‌شود تا روند طبیعی پیشرفت کار  ، جایگزین دستورهای ساختگی شود . این امر موجب می‌گردد که زمان‌های تلف شده میان پایان یک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد.

۳. ارجاع منطقی امور : ویژگی مهندسی مجدد عبور کار از مرزهای سازمانی است ، در سازمانهای سنتی ، انجام کار برعهده متخصصان سازمان است اما در مهندسی مجدد ارتباط بین فرایند و سازمانها کاملا دگرگون می‌شود.

۴.کاهش بازرسی و کنترل : این نظام بازرسی و کنترل بیش از پیش‌گیری از تخلفات ، با کاستن شگفت‌آور هزینه ، به هدف نهایی کنترل کمک می‌نماید.

۵. کاهش موارد اختلاف : یکی دیگر از امتیازهای مهندسی مجدد ، کاستن از موارد حل اختلاف است ؛ در این فرایند ، تماسها و دریافت اسناد گوناگون از بیرون به کمترین اندازه می‌رسد و در نتیجه امکان ایجاد اختلاف و برخورد کمتر می‌شود.

ضرورت مهندسی مجدد :

مهندسی مجدد اگر چه برای اولین بار توسط مایکل همر در ادبیات مدیریت وارد شد ولی برای اولین بار توسط مایکل همر صورت نگرفت.
بی شک مهندسی مجدد در طول تاریخ بشر بارها اتفاق افتاده است و مبدع مهندسی مجدد مایکل همر نیست. وی از نهضت حضرت موسی (ع) تحت عنوان مهندسی مجدد یاد می کند و می گوید: ما می دانیم که پیامبران دو دسته اند، برخی صاحب کتاب و شـــــریعت و ایجادکننده نهضت و برخی ادامه دهنده نهضت و مسئول حفظ و صیانت از نهضت بودند. پیامبرانی که ایجاد نهضت کردند مثل حضرت موسی(ع)، عیسی(ع) و حضرت محمد(ص) با اقدامات اساسی خود مهندسی مجدد کردند.
دینی که تحریف شده و از مسیر خود خارج شده به منظور بازگشت به مسیر اصلی نیاز به مهندسی مجدد دارد. اکثر مکاتب جهانی نیز معتقدند در آخرالزمان مصلحی ظهور خواهدکرد و عدالت اجتماعی را به ارمغان خواهدآورد. شیعیان نیز اعتقاد دارند زمانی که دین اسلام تحریف شده و فساد درمیان مردم رایج می شود ،موعود ظهور خواهدکرد. شیعیان این اعتقاد را دارند که امام زمان آخرین اطلاعات و علوم را در اختیار دارد و اصلاحات را براساس آخــــرین دستاوردهای فناوری پی ریزی می کند.
بنابراین، می توان نتیجه گرفت مهندسی مجدد برای بقای هر نهاد اجتماعی لازم است. همه نهادها که دارای بحران هستند و یا پیش بینی می کنند دچار بحران خواهندشد و حتی نهادهایی که در اوج اقتدار هستند نیز می توانند برای تعالی و در اوج ماندن از مهندسی مجدد بهره مند گردند.

علل روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد می‌تواند وابسته به عوامل خارجی یا عوامل داخلی سازمان باشد .

الف – عوامل خارجی :

با مشاهده سطح رقابت در بازارهای جهانی نیاز به نوآوری در سازمان بیشتراحساس می‌شود تا سازمان بتواند خدمات یا محصولات با استانداردهای جهانی و قابل رقابت تولید کند . بنابراین ، افزایش دانش و همچنین هماهنگی بین فرایندهای سازمان از بزرگترین چالشهای سازمانهای امروزی به شمار می‌رود . مهندسی مجدد می‌تواند به عنوان ابزاری جهت بهبود شگرف در عملکرد به کار رود . رشد فناوری اطلاعات نیز به عنوان یکی دیگر از عوامل انتخاب مهندسی مجدد سازمانها به حساب می‌آید . اهمیت فناوری اطلاعات امروزه به گونه‌ای است که تقریبا هر وظیفه‌ای در سازمان به نحوی با آن سروکار خواهد داشت . رشد روزافزون فناوری اطلاعات می‌تواند به عنوان عامل تسهیل‌کننده جهت توسعه شکل جدید سازمان و معماری آن باشد.

به طور خلاصه عوامل خارجی انتخاب مهندسی مجدد عبارتند از :

۱-   افزایش رقابت در بازارهای جهان.

۲-   تغییرات در نیازهای افراد

۳-   افزایش سطح انتظارات

۴-   پیشرفتهای حاصل‌شده در فناوری اطلاعات

۵-   محیط متغیر و نامطمئن امروزی

ب – عوامل داخلی :

تغییر در استراتژیهای سازمان می‌تواند به عنوان عاملی جهت تحریک سازمانها در انتخاب مهندسی مجدد برای ادامه مسیر باشد . تغییرات در ساختار سازمانی نیز ممکن است ضرورت ایجاد تغییرات در فرایندها را ملموس‌تر سازد. تغییرات موردنظر در فرایندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها نیز می‌توانند به عنوان عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد به شمار روند.

.به طور خلاصه عوامل داخلی مهندسی مجدد عبارتند از :

۱- تغییر در استراتژیهای سازمان

۲- تغییر ساختار سازمانی.

۳- ضرورت ساده‌سازی.

۴- تغییر در فرایندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها

عوامل شکست پروژه‌هاى مهندسی مجدد :

عوامل زیادی  وجود دارند که در صورتی که به آنها توجه نشود ، زمینه‌ساز ناکامی مهندسی مجدد خواهند شد. از جمله این عوامل می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

    * بی‌توجهی به فرایندها .
    * بی‌اعتنایی به ارزشها و اعتقادات کارکنان‌ .
    * به نتایج مختصر راضی شدن؛ تجربه نشان داده است که اصلاحات مقطعی در دراز مدت بی‌تاثیر و حتی مخرب هستند .
    * فرهنگ سازمانی کنونی و گرایشهای مدیریت ، موانع آغاز مهندسی مجدد هستند‌.
    * انتظار به راه افتادن مهندسی مجدد از پایین سازمان ؛ به دو دلیل مهندسی مجدد از پایین سازمان انجام نمی‌شود : نخست اینکه فشار مورد نیاز مهندسی مجدد باید از بالای سازمان تامین شود ، چراکه کارکنان رده پایین دیدگاه گسترده‌ای درمورد سازمان و مشکلات فرایندهای آن ندارند . دوم آنکه مدیران میانی به دلیل ترس از به خطر افتادن تواناییها و نفوذ و اختیارات کنونی ، دست به اینگونه دگرگونیها نمی‌زنند.
      رهبران و مدیرانی که مهندسی مجدد را نمی شناسند.
    * کوشش به راضی نگهداشتن همه کارکنان ؛ در اجرای مهندسی مجدد خیلی از واحدها منحل می‌شود و شاید پاره‌ای از کارکنان پست خود را از دست بدهند ، پس کوشش در خشنود کردن همگان بی‌نتیجه خواهد بود‌.
    * عقب‌نشینی در برابر مخالفان مهندسی مجدد و تحولات.
    * طولانی شدن برنامه ؛ مهندسی مجدد برای همه کارکنان شرکت با نگرانی همراه است .

عوامل موفقیت پروژه‌هاى مهندسى مجدد :

    * مشارکت قوی و پایدار مدیریت رده بالا
    * اولویت‌بندى استراتژیک (در مسیر و منطبق با اهداف استراتژیک شرکت).
    * تغییرات مداوم کسب و کار همراه با اهداف قابل سنجش
    * متدولوژى اثبات شده (که دربرگیرنده‌ى چشم‌اندازی برای فرایندها باشد).
    * مدیریت تغییر مؤثر
    * خط مالکیت (مالکیت و پاسخ گوى).
    * ترکیب گروه مهندسى مجدد (هم در همدلى و یکرنگى و هم در دانش).

به طور کلی همواره پروژه مهندسی مجدد به نیازهای اطلاعاتی جدید نیازمند است و شاید لازم باشد که به منظور رفع این نیازمندیها فناوری جدید به کار گرفته شود.

امروزمشکل سازمانها ریشه فرایندی دارد. مشکل در انجام وظایف و فعالیتهای مستقل نیست، بلکه مشکل در چگونگی پیوند دادن آنها و ایجاد یک کل ارزش آفرین، نهفته است.

امروزه سازمانهای موفق به منظور فراهم آوردن شرایط ادامه حیات در محیط رقابتی ، به کمک مهندسی مجدد دست به دگرگونی و نوآوری می زنند.باوجود مزایای مهندسی مجدد باید اذعان داشت که مهندسی مجدد، فرایند ساده ای نیست و در مراحل آغازین استقرار موجب بروز مشکلاتی در سازمان می شود. از این رو، انتخاب یک روش مناسب برای پیاده سازی با توجه به شرایط سازمان می‌تواند جزو فاکتور های افزایش موفقیت پروژه‌های مهندسی مجدد باشد.زمینه‌سازی،توجه به چگونگی اجرا و شناخت مجموعه عواملی که اجرای مهندسی مجدد را تسهیل می‌کند از اهمیت خاصی برخوردار است.

منابع :

۱.همرو جیمز چمپی، مهندسی دوباره شرکتها، ترجمه عبدالرضا رضائی نژاد، انتشارات موسسه فرهنگی رسا، تهران، ۱۳۷۹

۲. حمودزاده، ابراهیم،طراحی مجدد سازمانهای صنعتی اولین کنفرانس علمی کاربردی سازمان صنایع هوافضا ۱۳۷۹.

۳.- فراهانی محمدرضا، نقش فناوری اطلاعات در فرایند مهندسی کسب و کار مجله تدبیر شماره ۱۳۳ بهمن ۱۳۸۲

۴. سپهری، مهران، مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان، ماهنامه تدبیر شماره ۱۲۲، خرداد ۱۳۸۱

۵. Smith. Adam; An Inquity Into the Nature & Causes of the Wealth of Nation; London & tToronto: J.M. Dent & Sons, Ltd., 1910

6.Hammer, M. (1996), Beyond Reengineering, Harper Collins, London

[1] .CHampy

[2] .Hammer