سازمان های مجازی

تهیه و تنظیم: جلال الدین احمدپوران، کارشناسی ارشد مدیریت کارآفرینی، گرایش کسب و کار

سازمانهای مجازی ، به صورت موقت ، برای ترکیب و به کارگیری تواناییهای خاص اعضای آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزایش بهره وری و استفاده سریع از فرصتهای خاص برای ارائه محصولات یا خدمات خاص می شود و معمولا بعد مسافت به وسیله تکنولوژی اطلاعات جبران می شود.

ویژگی های سازمانهای مجازی
- انعطاف پذیری مهمترین ویژگی سازمانهای مجازی است . (انجمن حسابداران مدیریت کانادا)
- اطلاعات محور اصلی شرکتهای مجازی خواهد بود (دیوید و مالونه )
- ویژگی اصلی سازمان مجازی آنست که لازم نیست برای ارائه خدمات همه افرادسازمان همیشه یا برخی اوقات کنار هم باشند، به عبارتی سازمان وجود دارد ولی قابل رویت نیست . آن یک شبکه است نه یک دفتر. (چارلز هندی )
از همه تعاریف ارائه شده می توان اینگونه نتیجه گیری کرد که نویسندگان حداقل درمورد سه ویژگی زیر توافق دارند:
تکنولوژی های ارتباطی باعث تسهیل روابط در این گونه سازمانها می گردند.
از قبیل : پست الکترونیک - فاکس - تلفن و...;

سازمانهای مجازی دربرگیرنده شکل های متنوع سازمانی هستند. در اینگونه سازمانها،زمان و مکان محدودیت به شمار نمی آید و می توان از روشهایی مانند تیمهای چندمنظوره ، سفارش از بیرون سازمان ، ارتباطات درون سازمانی و سایر موارد استفاده کرد;
افراد داخل سازمان باید از سطح بالاتری از اعتماد نسبت به یکدیگر برخوردار باشند.بدین علت که افراد کارشان را اغلب دور از دید سایر همکاران و مدیرانشان انجام می دهند، باید درجه اعتماد بالا باشد.
البته ذکر این نکته ضروری است که سازمانهای مجازی فارغ از جنبه تکنولوژیکی آن همواره وجود داشته اند. مثال واضح آن ، شرکتهای کوچکی هستند که دارای هویت منحصر به فرد و روشنی هستند ولی تشکیلاتی برای مقایسه ندارند. مثلا مالک شرکت باتبدیل یک اتاق خواب به دفتر در منزل یا با کارکردن در خودرو یا در حال مسافرت به درجه ای از سازمانهای مجازی برسد.

نکته قابل توجه در مورد سازمانهای مجازی امروزه اینست که تکنولوژی های اطلاعاتی جدید اجازه می دهد چنین فعالیتهایی آسانتر شوند و گسترش یابند.
پس می توان اینگونه نتیجه گرفت که : نمی توان یک مدل (پرسپکتیو) سازمان ارائه داد بلکه مجازی شدن سازمانها درجات مختلفی دارد.

سازمانهای مجازی از سه بعد
 همانگونه که قبلا گفته شد تعاریف زیادی برای سازمانهای مجازی ارائه شده است ولی به طور کلی از سه زاویه می توان به سازمانهای مجازی نگاه کرد:

بعد اول
از این بعد سازمان مجازی ، سازمان شامل یک گروه از افراد است که هرکدام در رشته خود متخصص هستند و شاخه کاری هر گروه افراد از یکدیگر متفاوت است و نتیجه فعالیتهایشان منجر به ارائه خدمات به مشتریان می شود. به عبارتی هر فرد یا هر همکاروظیفه خاص خود را دارد. آنها همه دارای مهارتهای ارتباطی قوی هستند  و سطح بالایی از اعتماد بین آنها برقرار است . اعضاء معمولا از طریق پست الکترونیک ، تلفن ، فاکس یاویدئو کنفرانس با یکدیگر ارتباط دارند.

بعد دوم
در اینگونه سازمانهای مجازی ، گروهی از افراد از شرکتهای شریک یا همکار که همه اکثرا در یک شاخه خاص و یا وظیفه خاص مهارت دارند، کنار یکدیگر جمع می شوند تابتوانند یک سازمان موقت یا یک سازمان دائمی را که بتواند خدمات خاص ارائه دهد رابه وجود بیاورند.
وظایف خاص آنها عبارتند از: عرضه ، تولید، سیستم های اطلاعاتی ، توزیع و غیره .معمولا ارتباطات نیز مانند بعد اول از طریق پست الکترونیک ، تلفن ، فاکس و یا حضوری خواهد بود و همچنین به سطح بالایی از اعتماد نیاز دارد.

بعد سوم
سازمان مجازی می تواند یک سازمان بزرگی باشد که برون دادهای سازمان خود را ازمیان تعداد زیادی از عملیات مهم سازمانهای دیگر انتخاب می کند مانند تولید یا توزیع .
اینگونه شرکتها فعالیتهای خود را با ریسک بالا، از طریق عرضه کنندگان یا به وسیله مشارکت کردن با دیگر شرکتهای متخصص در یک زمینه خاص انجام می دهند. مزیت اینگونه سازمانها اینست که می توانند روی بهترین فعالیتها تمرکز کنند.
برای مثال : یک شرکت کامپیوتری ممکن است کامپیوترهایی با نام خود عرضه کنداما ممکن است این شرکت حتی انبار یا کارخانه واقعی نداشته باشد.

 ابزار کلیدی در سازمانهای مجازی
به طور خلاصه ابزار کلیدی در سازمانهای مجازی ، ارتباطات و میزان اثربخشی تکنولوژی اطلاعات است .
از دید جسیکا (JESSICA) نویسنده کتاب تیم های سازمانی .
برای هر ارتباطی یک زمینه روانی وجود دارد و باتوجه به اینکه سازمانهای مجازی توسط تکنولوژی هم حمایت می شوند، می توان گفت :چالشهای روانی 90% و تکنولوژی 10% مشکلات سازمانهای مجازی را تشکیل می دهند. عوامل موثر بر تسریع روند مجازی شدن
افزایش تحرک و انعطاف پذیری زیاد در مشاغل
روند نزولی در ایجاد مشاغل مادام العمر و ترقی شغلی پلکانی ;
مورد توجه قرار گرفته شدن افرادی که به وفاداری حرفه ای بیش از وفاداری سازمانی ارزش می گذارند و به زندگی خصوصی و زندگی کاری ارزش مساوی می دهند.
بالارفتن پیچیدگی مصرف کنندگان و همچنین افزایش مصرف کنندگانی که طالب کیفیت ، انتخاب و ارزش برای پول هستند;
نیاز به سرعت بیشتر در پاسخ به تغییرات و افزایش سرعت در ارائه محصولات جدیدبه بازار;
هزینه و مسائل روزافزون مسافرت از نقطه Aبه B;
جابجایی از اقتصاد تولید محور به اقتصاد اطلاعات محور، جایی که ارزش محتوی فکری یک محصول بیشتر از محتوی فیزیکی آن است .

موانع سازمان های مجازی
 به طور کلی سه مانع را می توان سدی برای توسعه سازمانهای مجازی یافت :
1 - عدم وجود زیرساختهای مناسب سخت افزاری و نرم افزاری
از قبیل عدم توانایی به کارگیری دانش رایانه ای نسل جدید توسط عموم ، احتمال عدم سرمایه گذاری دولت به اندازه کافی در به کارگیری تکنولوژی ارتباطی مدرن مانند: استفاده از فیبر نوری ، ماهواره ، مسائل مربوط به اینترنت و غیره .

2 - نحوه نگرش مدیران نسبت به کارکنان و تکنولوژی . امروزه بسیاری از سازمانها هنوزساختار کنترل و فرمان را حفظ کرده اند، مدیران می ترسند که روشهای کاری منعطف منجر به آشفتگی کارکنان شود و اینکه آنها به موقع نیاز، در دسترس نباشند. علی رغم توانمندسازی روزافزون ، هنوز عدم اعتماد به هرکس یا هرچیزی که دیده نشود، وجوددارد. هنوز بسیاری از مدیران برای سنجش عملکرد به زمان حضور فیزیکی متکی هستند.
از طرفی ممکن است مدیران درک کاملی از تکنولوژی و توان بالقوه آن نداشته باشند.

3 - عدم تمایل افراد به انعطاف پذیری در شغل . امروزه اکثر افراد عادت به استخدام مادام العمر دارند که بتوانند درآمد حاصل از آن شغل پشتیبان زندگی خانوادگی شان باشد.پس باوجود این برای اینگونه افراد مشکل است که انقلابی در طرز زندگی شان به وجودآورند و قطعا به مفهوم کار پیمانی ، روی خوش نشان نمی دهند. این در حالی است که سازمانها باید به کارکنان خود کمک کنند که خود را برای دنیایی آماده سازند که در آن برای کسی شغل تضمین شده مادام العمر وجود ندارد.
پس لازم است سازمانها به کارکنان کمک کنند تا مجموعه ای از مهارتهای قابل انتقال راکسب کنند، مانند سواد رایانه ای ، زبانهای خارجی ، کار تیمی و مسائل مربوط به ارتباطات .

مزایای سازمانهای مجازی
- در سازمانهای مجازی بعد مسافت و فاصله جغرافیایی مانع از انجام کارها - برگزاری جلسات - کنفرانسها و غیره نخواهد شد;
- آثار و بلایای فیزیکی از قبیل آتش سوزی - انفجار - زلزله و سایر حوادث بر روی روندکاری به حداقل خواهد رسید;
- باعث افزایش بهره وری و سودآوری می شود;
- توجه بیشتر بر جنبه انسانی کارها و تاکید کمتر بر اجزاء مکانیکی ، تکراری و روتین کارها;
- برآورده کردن نیازهای بیشتری از مشتریان ;
- کاهش هزینه های مربوط به فضاهای اداری به علت افزایش انعطاف پذیری در کار;
- افزایش وابستگی به سرمایه فکر و اندیشه افراد سازمان ;
- کاهش مسائل زیست محیطی به علت تردد کمتر افراد.

 معایب سازمان های مجازی
- از آنجایی که مرز بین زندگی کاری و زندگی در منزل کم رنگ خواهدشد امکان افزایش سطح استرس در بین پرسنل سازمان وجود خواهد داشت ;
- امکان انزوای کارکنان ازنظر اجتماعی به علت کاهش محرک تماس شغلی و بازخور;
- اگر رابطه اجتماعی طراحی مجدد نشود و همچنین قوانین مربوط به استخدام تغییرنکند. کارکنان دانش محور باارزش ، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست می دهند ومهارت خود را به بالاترین پیشنهاد خواهند فروخت ;
- ریزش بالای کارکنان ;
- کارکنانی که دانش محور نباشند کم کم به حاشیه سازمان رانده می شوند. مگر اینکه برنامه ای ارائه شود که کارکنان سازمان که هنوز کار فیزیکی دارند، آموزش ببینند و از آنهاحمایت شود.